De regels rondom vakantie van uw personeel

De zomerperiode staat weer voor de deur. Hoogste tijd om de nieuwe ontwikkelingen rondom vakantie op een rijtje te zetten. Ook de bekende spelregels over vakantieopbouw en vakantie opnemen vatten wij hieronder samen.

Recht op onregelmatigheidstoeslag in de vakantie

Werknemers die onregelmatige diensten draaien, krijgen daarvoor een onregelmatigheidstoeslag op hun basissalaris. Wanneer deze werknemers op vakantie gaan, werken ze natuurlijk niet op deze onregelmatige tijden. Hebben deze werknemers dan ook geen recht op de onregelmatigheidstoeslag tijdens vakantie maar alleen recht op hun basissalaris? Dat lijkt vanzelfsprekend.

Vaste rechtspraak is daarentegen dat het loon tijdens vakantie in beginsel overeen moet stemmen met het gebruikelijke loon van de werknemer. Met andere woorden: je mag er als werknemer niet slechter van worden als je op vakantie gaat.
Van bovenstaande mag niet worden afgeweken middels een (collectieve) arbeidsovereenkomst. Wanneer de toepasselijke cao toch afwijkt, moet een werkgever er rekening mee houden, dat hij onder omstandigheden toch verplicht is om dergelijke toeslagen uit te keren over het loon tijdens de vakantieperiode.

Opbouw vakantiedagen tijdens ziekte

Stel, een werknemer is langdurig ziek en krijgt twee jaar lang zijn loon tijdens ziekte door de werkgever doorbetaald. De werkgever vraagt na twee jaar een ontslagvergunning aan, maar dat duurt even. Daardoor wordt het dienstverband met de langdurig zieke werknemer pas drie jaar na de dag dat de werknemer ziek werd beëindigd.
Bij einde van het dienstverband moet de werkgever de nog niet genoten vakantiedagen afrekenen met de werknemer. Tot wanneer bouwt een deze werknemer dan eigenlijk vakantiedagen op? De rechter te Roermond heeft hierover onlangs beslist.

De opbouw van vakantiedagen is gekoppeld aan de verplichting om het loon tijdens ziekte door te betalen. Dit betekent dat de opbouw van vakantiedagen al kan eindigen vóórdat het dienstverband daadwerkelijk is geëindigd. Zodra de loondoorbetalingsverplichting tijdens ziekte is gestopt, eindigt ook de opbouw van vakantiedagen. Hou dit goed in de gaten bij de afrekening met uw langdurig zieke werknemer die uit dienst gaat.

Delen van vakantiedagen

Werknemers kunnen bovenwettelijke vakantiedagen onderling delen. Als een werknemer bijvoorbeeld mantelzorger is, en niet genoeg heeft aan zijn eigen vakantie- en verlofdagen, dan kan een andere werknemer ervoor kiezen om zijn bovenwettelijke vakantiedagen aan deze mantelzorger over te dragen.

De werkgever bepaalt of het delen van vakantiedagen is toegestaan binnen het bedrijf. Een werknemer kan nooit verplicht worden om zijn vakantiedagen over te dragen.
Wanneer een werkgever kiest voor een dergelijk systeem moet duidelijk worden vastgelegd onder welke voorwaarden het delen van vakantiedagen plaatsvindt.
Wanneer werknemers vakantiedagen 1 op 1 overhevelen, loop je als werkgever bijvoorbeeld het risico dat de ene vakantiedag “duurder” is dan de andere. Bijvoorbeeld als een medewerker met een lager salaris een vakantiedag overdraagt aan iemand die meer verdient. Dit kan financiële gevolgen met zich meebrengen voor een bedrijf.
Wij raden aan hier vooraf goed over na te denken en helpen u graag bij het opstellen van een duidelijke en redelijke regeling.

Ziekte tijdens vakantie in het buitenland

Bij ziekte tijdens vakantie mag de werkgever schriftelijke voorschriften aan de werknemer geven over het verstrekken van informatie die nodig is om vast te stellen of er sprake is van ziekte en recht op loondoorbetaling, of dat de vakantie gewoon doorloopt.
Maar hoe gaat dat in zijn werk als een werknemer zich ziek meldt vanuit het buitenland?

Voor EU-onderdanen die binnen Europa op vakantie gaan, kan het verzuimprotocol bepalen dat de werknemer binnen 3 dagen na het intreden van ziekte dit moet melden aan de werkgever. Verder moet de werknemer zich dan binnen 3 dagen medisch laten controleren door een bevoegd orgaan. Een werkgever is gebonden aan het oordeel van de ter plaatse afgegeven medische verklaring. Wel mag de werkgever verlangen dat die in het Engels wordt opgesteld. Daarnaast is het handig om voor te schrijven dat de werknemer bereikbaar blijft en het adres van de verblijfplaats moet opgeven.

Je mag een werknemer niet verplichten om terug te keren naar Nederland, tenzij aannemelijk is dat er sprake is van een niet serieuze ziekmelding. Voor landen buiten de EU gelden verschillende voorschriften, afhankelijk van de vraag of Nederland wel of niet een arbeidsongeschiktheidsverdrag met dit land heeft afgesloten.

Het beste is om hierover vooraf een verzuimprotocol op te stellen zodat de werknemer weet wat hij moet doen in geval van ziekte. In een verzuimprotocol kan bijvoorbeeld worden bepaald hoe  een werknemer aan de werkgever moet melden dat hij ziek is en bij welke instantie hij een medische controle moet ondergaan.

De Raadgevers helpt graag bij het opstellen van een vakantie-proof verzuimreglement of bij vragen als een vakantieganger zich ziek meldt.

Spelregels rondom vakantiedagen

Iedere werknemer heeft recht op een aantal vrije dagen per jaar. Maar hoe zat het ook alweer met het opnemen van vakantiedagen? Als opfrisser en ter verduidelijking zetten we hieronder een aantal spelregels op een rijtje.

Aantal vakantiedagen

Voor een fulltime werknemer gelden 20 wettelijke vakantiedagen per jaar. Voor parttimers wordt dit naar rato berekend. Via een arbeidsovereenkomst of cao kunnen ook bovenwettelijke vakantiedagen worden gegeven. Wettelijke vakantiedagen blijven nog een half jaar na het jaar van opbouw geldig. De bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas na 5 jaar na het jaar van opbouw. In een cao kan een langere vervaltermijn worden gesteld, een kortere termijn is niet toegestaan!

Afkoop vakantiedagen

Soms neemt een werknemer niet al zijn vakantiedagen op en vraagt hij om uitbetaling in plaats van vrije tijd. Zolang iemand in dienst is, is uitbetalen van wettelijke vakantiedagen nooit toegestaan!

Pas als een werknemer uit dienst gaat mogen zijn resterende vakantiedagen worden uitbetaald. De wetgever vindt het namelijk belangrijk dat werknemers echt vakantiedagen kunnen gebruiken om zo voldoende rust te krijgen. Bovenwettelijke vakantiedagen mogen alleen tijdens dienstverband worden uitbetaald als dit duidelijk is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of in de cao is geregeld.

Verplichte vakantiedagen of bedrijfssluiting

Een verplichte vakantiedag of vakantieperiode is toegestaan als die is opgenomen in de arbeidsovereenkomst of in de cao. Als dit niet het geval is, is toestemming van de ondernemingsraad of van de personeelsvertegenwoordiging nodig.

Vakantie en ziekte

Tijdens een ziekteperiode mag een werknemer vakantie opnemen zolang dat zijn herstel of re-integratie niet belemmert. De bedrijfsarts geeft hierover advies. Tijdens ziekte bouwt een werknemer wel gewoon vakantiedagen op. Indien een werknemer vakantie opneemt terwijl hij ziek is, heeft hij recht op doorbetaling van loon tijdens die vakantiedagen.

Vakantieperiode

In principe stelt de werkgever de vakantieperiode vast conform de wens van de werknemer. Je mag een verzoek om vakantie wel weigeren om zwaarwegende redenen, bijvoorbeeld in verband met topdrukte in het bedrijf. Of wanneer het bedrijf door de vakantie van de werknemer een belangrijke klus kan mislopen. Het is belangrijk om dit uiterlijk twee weken na het indienen van het vakantieverzoek te melden aan de werknemer. Is een periode al toegezegd, maar wil je dit toch terugdraaien, dan moeten de kosten die de werknemer heeft gemaakt, zoals een aanbetaling of annuleringskosten, worden vergoed.

Onduidelijkheden over werknemers en hun vakantiedagen? Laat u adviseren door onze arbeidsrechtspecialisten!

Deze blog is geplaatst door mw mr. J. van der Woude
Senior bedrijfsjurist bij De Raadgevers en expert op het gebied van het arbeidsrecht.