Registratie UBO-register vóór 27 maart 2022

Uiterlijk 27 maart 2022 moeten veel UBO’s van organisaties zich hebben ingeschreven in het UBO-register. Of je de UBO van jouw organisatie moet inschrijven, is afhankelijk van de rechtsvorm. Kun je onder de registratie uitkomen en wat zijn de consequenties bij het niet-registeren in het UBO-register? Je leest het in deze blog.

UBO’s: Wie is UBO en wanneer inschrijven?

Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) zijn de uiteindelijke eigenaren van een organisatie of de mensen die de feitelijke zeggenschap hebben. Om UBO te zijn moet je meer dan 25% van de aandelen in een bv, meer dan 25% eigendomsbelang in een vof, of meer dan 25% stemrecht bij een statutenwijziging van een stichting hebben. Iedere organisatie heeft één of meer UBO’s. Of je de UBO’s van je organisatie daadwerkelijk in het UBO-register moet inschrijven, is afhankelijk van de rechtsvorm van je organisatie.

Je moet de UBO’s in ieder geval inschrijven als je organisatie een van de volgende vennootschappen of juridische entiteiten is:

• (Niet-beursgenoteerde) bv’s en nv’s;
• Stichtingen, bepaalde verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties;
• Personenvennootschappen (vof’s, maatschappen, commanditaire vennootschappen.

Je hoeft geen UBO’s in te schrijven wanneer je bijvoorbeeld een eenmanszaak, een beursgenoteerde bv of nv of een publieke rechtspersoon bent.  Ook is er geen registratieplicht in Nederland voor vestigingen van buitenlandse rechtspersonen.

Openbaarheid gegevens & afscherming

In de Vijfde Europese Anti-witwasrichtlijn is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar toegankelijk zijn. Het gaat om de voor- en achternaam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en het belang dat een UBO in een organisatie heeft. Dit is nogal ingrijpend voor de privacy van een UBO.

Nederland is verplicht om deze richtlijn te implementeren in de Nederlandse wetgeving en heeft dit gedaan in de Handelsregisterwet. Vanwege de registratie en de vele persoonsgegevens die dan verwerkt worden is tegen de wetswijziging al vrij snel bezwaar gemaakt. Dit leidde ertoe dat de wetgever een en ander heeft aangepast en dat je als UBO nu een verzoek tot afscherming van je gegevens kan doen. Zolang deze procedure loopt worden je persoonsgegevens dan ook daadwerkelijk afgeschermd.

Het verzoek tot afscherming van jouw gegevens wordt echter alleen toegewezen indien er sprake is van ‘blootstelling aan een onevenredig risico’, zoals pesterij, afpersing, risico op ontvoering, intimidatie etc. Ook de gegevens van minderjarige UBO’s en UBO’s die onder politiebescherming of curatele staan kunnen worden afgeschermd. Het gaat hierbij slechts om afscherming voor het algemene publiek.

Banken, financiële instellingen en bevoegde autoriteiten kunnen de afgeschermde gegevens nog steeds inzien. De reden hiervoor is gelegen in de voorkoming van witwaspraktijken en financiering van terrorisme. Wordt je verzoek tot afscherming van de basisgegevens afgewezen, dan kun je tegen dit besluit in bezwaar en beroep gaan. Hiervoor staan de gebruikelijke termijnen in het bestuursrecht van 6 weken na het besluit of de afwijzing daarvan.

Protest tegen UBO-registratie

Niet alleen vanuit Nederland komt tegengeluid. Ook Luxemburg heeft bij het Europese Hof van Justitie een aantal (prejudiciële) vragen gesteld over de geldigheid van het UBO-register. Pas medio 2022 wordt een antwoord hierop verwacht.

In een recente procedure voor het hof Den Haag van eind 2021 is Stichting Privacy First (hierna Privacy) opgekomen voor de belangen van ondernemers, die in hun privacy worden geschaad. Privacy voert daarbij aan dat het oordeel dat het UBO-register op grond van artikel 15a Handelsregisterwet onrechtmatig is ten eerste omdat er überhaupt minder persoonsgegevens geregistreerd dienen te worden, en ten tweede dat er meer persoonsgegevens afgeschermd moeten (kunnen) worden.

Hierbij heeft Privacy  aan het Hof verzocht om de UBO-regeling buiten werking moet worden gesteld tot het moment dat het Europese Hof van Justitie de prejudiciële vragen van Luxemburg heeft beantwoord. Het hof Den Haag is hier niet in meegegaan vanwege het ontbreken van een  spoedeisend belang alsmede het ontbreken van de dreiging van onherstelbare en ernstige schade voor diegenen die Privacy vertegenwoordigd.

Voor nu blijft de verplichting om de (vele)) persoonsgegevens van de UBO te registeren dan ook onverminderd van kracht.

Naar verwachting zal medio 2022 duidelijk worden of de hoogste rechter in de EU alsnog een (gehele of) streep zet door het UBO-register.

Gevolgen indien de UBO niet wordt geregistreerd

Wanneer je de UBO(‘s) van je organisatie niet registreert of dit niet correct doet, stuurt de Kamer van Koophandel een aanmaning. Hierna kan het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst strafrechtelijke of bestuursrechtelijke sancties opleggen aan je organisatie en/of aan de UBO’s.

Bestuursrechtelijke sancties zijn in dit geval een last onder dwangsom en/of een bestuurlijke boete van maximaal € 21.750 euro. Tegen een boete  kun je vervolgens in bezwaar en beroep gaan.

Bij verzwarende omstandigheden ( zoals valse opgaven) wordt een strafrechtelijke sanctie opgelegd en neemt het OM een beslissing over de afdoening.

Tips:

• Registreer tijdig de UBO’s van jouw bedrijf; dit kan kosteloos door een tekeningsbevoegde functionaris;
• Doe tijdig een beroep op afscherming van de gegevens van de UBO’s of laat in ieder geval uitzoeken of de UBO’s voor afscherming in aanmerking komen;
• Let op de termijn voor bezwaar en beroep: dit is 6 weken na het besluit of de afwijzing daarvan.

Heb je nog vragen met betrekking tot het UBO-register of heb je verder advies nodig neem dan contact op met jouw accountjurist.