Betaal vakantiegeld later of gespreid uit financiële overwegingen
Momenteel is er met onder andere de Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid (NOW) en de Tegemoetkoming Vaste Lasten vrij uitgebreide financiële steun voor het bedrijfsleven. Deze maatregelen kunnen in bepaalde gevallen echter niet voldoende zijn om een liquiditeitsprobleem op korte termijn te voorkomen. In dergelijke situaties kan het later of gespreid uitbetalen van vakantiegeld een uitkomst bieden. Hieronder volgt een overzicht van de mogelijkheden.
De afspraak over het moment waarop en hoe vaak vakantiegeld wordt uitbetaald kan onderdeel zijn van een cao die van toepassing is op de arbeidsovereenkomsten die u met uw personeel heeft gesloten. Hier kan bijvoorbeeld in geregeld zijn dat het onder bepaalde omstandigheden is toegestaan om op twee momenten per jaar vakantiegeld uit te betalen, zoals onder andere in de cao voor beroepsgoederenvervoer is vastgelegd.
Indien geen cao van toepassing is, is het moment waarop het vakantiegeld uitbetaald moet worden vaak geregeld in de arbeidsovereenkomst zelf.
Financiële moeilijkheden
Het kan heel begrijpelijk zijn om het vakantiegeld op een ander moment uit te willen betalen dan is vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld wegens financiële moeilijkheden vanwege de huidige coronacrisis.
Eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst: niet zomaar eenzijdig
Indien er in de arbeidsovereenkomsten met uw personeel een bepaling opgenomen is waardoor u de overeenkomst eenzijdig kunt wijzigen is in veel gevallen nog steeds toestemming van de medewerker vereist. Voor een dergelijke bepaling is het namelijk vereist dat het belang van de werkgever zwaarder weegt dan dat van de werknemer, dit wordt door rechters echter maar zelden aangenomen. Het zou kunnen dat de coronacrisis door rechters wordt gezien als een dermate uitzonderlijke situatie dat een beroep op een dergelijk wijzigingsbeding wordt toegestaan. Dit is echter geen zekerheid nu in vorige crisissen vaak werd bepaald dat het belang van de werkgever niet zwaarder woog dan dat van een werknemer.
Geen wijzigingsbeding of geen arbeidsovereenkomst: toestemming personeel
De individuele toestemming van de werknemer is ook vereist als er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst is of hierin geen bepaling is opgenomen met betrekking tot het vakantiegeld. Doordat het vakantiegeld bijvoorbeeld ieder jaar in dezelfde maand is uitbetaald kan op basis hiervan geclaimd worden door de werknemer dat stilzwijgend is gaan gelden dat het vakantiegeld ieder jaar ook in die maand uitbetaald dient te worden. Hiervan afwijken is dan eveneens een wijziging van de arbeidsovereenkomst, ook indien dit beter uitkomt vanwege corona. Wanneer een dienstverband nog niet zo lang bestaat dat er van een patroon gesproken kan worden, is het eveneens raadzaam om hierover eerst met de medewerker in gesprek te gaan, om eventuele juridische problemen te voorkomen.
Instemming werknemer, dan schriftelijke vastlegging
Wanneer (het betreffende deel van) het personeel heeft ingestemd met de wijziging van de manier en datum waarop het vakantiegeld wordt uitbetaald, is het verstandig om dit schriftelijk vast te leggen, bij voorkeur middels een addendum op de arbeidsovereenkomst. Ook als de wijziging misschien eenmalig is, dient deze toch goed te zijn vastgelegd om mogelijke geschillen met werknemers te voorkomen.
Denk aan de loonbelasting
Snel nadat overeengekomen is om het vakantiegeld op een ander moment of verspreid over meerdere maanden uit te betalen dan eerder was afgesproken, is het van belang om de nieuwe afspraak over het vakantiegeld ook op fiscaal vlak goed te regelen.
Op basis van fiscale wetgeving wordt loon (en dus ook het vakantiegeld) namelijk belast op het moment dat het wordt genoten. Dit is niet alleen het moment waarop het uitbetaald wordt, maar ook het moment waarop het vorderbaar en inbaar is. Vorderbaar betekent hier dat een werknemer het loon/vakantiegeld per ommegaande krijgt uitbetaald wanneer hij hierom vraagt. En inbaar betekent dat aan dit verzoek ook werkelijk voldaan kan worden door de werkgever. Daarom is het van belang om de uitgestelde of gespreide betaling van het vakantiegeld goed schriftelijk vast te leggen. Wanneer schriftelijk overeengekomen is op welk(e) nieuw(e) moment(en) het vakantiegeld wordt uitgekeerd kan de werknemer dat niet op een eerder tijdstip vorderen. En kunt u ook de loonbelasting uitstellen of verspreiden over meerdere maanden. Het is hierbij essentieel dat dit geregeld wordt vóór de datum waarop het vakantiegeld normaal gesproken wordt uitbetaald.