Opbouw personeelsdossier

Vanaf 1 juli wordt de opbouw van het personeelsdossier nog belangrijker. Door de Wet Werk en Zekerheid flexibiliseert het ontslagrecht. Naast het feit dat de ontslagroutes wijzigen en de transitievergoeding wordt ingevoerd, veranderen ook de voorwaarden op basis waarvan een arbeidsovereenkomst ontbonden kan worden bij disfunctioneren van een medewerker. Pas als aan alle voorwaarden is voldaan, kan de arbeidsovereenkomst ontbonden worden. Bovendien is de verwachting dat de voorwaarden inhoudelijk kwalitatiever worden getoetst. Hierdoor komt er een groter belang bij het tijdig bijsturen en het zorgvuldig verslagleggen. Kortom, de opbouw van een personeelsdossier is een hot item.

Voorwaarden voor ontbinding

Als er sprake is van een kernprobleem in het functioneren, bespreek dit dan met de medewerker. Zo weet hij wat het probleem is en wat hij moet verbeteren. Doe dit regelmatig en leg de afspraken vast in een verslag. Geef de medewerker de gelegenheid om zich te verbeteren. Naast kritiek op het functioneren, geef je hem het vertrouwen dat hij kan verbeteren. Het is dus belangrijk dat je met elkaar op een moment spreekt dat er nog geen grote irritaties zijn ontstaan over het functioneren. We verwachten dat je zo’n verbetertraject toch minstens een half jaar de tijd moet geven. Ook moeten de consequenties worden besproken, in geval het doel niet wordt gehaald. Naast beëindiging van het dienstverband, kan dat ook bijvoorbeeld herplaatsing in een passende functie of outplacement zijn. Verder mag je een medewerker niet als gevolg van een ziekte of gebrek ontslaan. En zo zijn er nog een paar voorwaarden.

Scholingsplicht

De scholingsplicht wordt verankerd in de Wet vanaf 1 juli 2015 en houdt in dat je een medewerker die niet goed functioneert moet scholen op dat punt (als het functioneren middels scholing, coaching of training is te verbeteren). Ook ben je verantwoordelijk voor het up tot date houden van de vakkennis en moet je mogelijkheden bekijken voor het opleiden voor een andere functie in de organisatie bij het vervallen van een functie. Pas als een werkgever aan zijn scholingsplicht heeft voldaan, kan de rechter de arbeidsovereenkomst beëindigen.

Bijhouden dossier

De wijzigingen als gevolg van de Wet Werk en Zekerheid geven de noodzaak aan voor een goede dossieropbouw. Gelukkig waren er altijd al voornamelijk positieve redenen om een personeelsdossier bij te houden. Denk aan de verslagen van functionering- en beoordelingsgesprekken en het bespreken van de ontwikkelbehoefte van je medewerkers.

Tips

• Zorg voor een goede instructie van het management over hun rol bij functioneren en beoordelen.
• Plan de personeelsgesprekken op vaste momenten per jaar in, zo kun je de evaluatiemomenten niet voorbij laten gaan.
• Besteed aandacht aan de ontwikkelingsbehoefte van medewerkers.
• Leg vast met welk doel je een opleiding inzet.
• Zorg dat je over goede functiebeschrijvingen beschikt.