De agentuurovereenkomst

De behoefte bij bedrijven om bepaalde activiteiten uit te besteden kan bestaan uit verschillende redenen, bijvoorbeeld uit kosteneffectiviteit of om andere bedrijfstechnische redenen. De behoefte kan ook simpelweg zijn omdat de afstand tussen afnemer en bedrijf te groot is. Een bedrijf kan de keuze maken een handelsagent aan te stellen. Het bedrijf houdt dan de controle over de voorwaarden waaronder aan de afnemer wordt verkocht c.q. van de leverancier wordt ingekocht. Maar wat moet er nu precies in de agentuurovereenkomst komen te staan?

Partijen en hun belangen

Bij het opstellen van een agentuurovereenkomst moet goed worden nagedacht waar de belangen van de principaal en de agent liggen. Aan de hand hiervan zal duidelijk worden waar de nadruk op gelegd moet worden. Er zijn een aantal zaken waaraan, ongeacht welke belangen er zijn, niet voorbij mag worden gegaan bij het opstellen van de overeenkomst naar Nederlands recht.

Maar voordat over de verschillende belangen kan worden nagedacht, moet het duidelijk zijn wie de partijen zijn. Het kan juridische gevolgen hebben als de agent een vennootschap is in plaats van een persoon. Mocht de overeenkomst gesloten worden met een rechtspersoon, is het raadzaam  voor de principaal om een “change of control” clausule op te nemen. Een dergelijke clausule geeft de principaal de mogelijkheid om de overeenkomst te beëindigen als de controle over de andere partij verandert. Het kan immers vervelend zijn als de vennootschap, die als agent optreedt, van eigenaar verandert.

Plichten van partijen

Zowel de agent als de principaal hebben rechten en plichten waarvan het verstandig is dat die opgenomen worden in de overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan een delcrederebeding. Dit beding zorgt ervoor dat de agent geen risico draagt voor de goede afloop van de transactie tussen de principaal en de afnemer. Neem ook altijd een beding op waarbij de bevoegdheid tot verrekening door de agent wordt uitgesloten.

Buiten bepalingen met betrekking tot betalingen, kan van belang zijn om bepaalde sales targets op te nemen die de agent moet halen. Om die resultaten te bereiken kan de agent verplicht worden om deel te nemen aan promotionele activiteiten of op algemene of specifieke wijze reclame te maken. Vergeet hierbij niet op te nemen dat eventueel ter beschikking gestelde promotiematerialen en andere materialen onmiddellijk bij het einde dienen te worden teruggegeven.

Tevens kan opgenomen worden dat alle informatie met betrekking tot reclame en promotionele activiteiten, marktontwikkelingen, bijgehouden klantenlijst en orders naar de principaal doorgespeeld moet worden. Bij al deze verplichtingen is het een must op te nemen wie daarvoor de kosten draagt. Overigens heeft niet alleen de agent de verplichting om informatie te verschaffen, ook de principaal moet de nodige documentatie ter beschikking stellen om de agent in staat te stellen zijn taak naar behoren te kunnen uitvoeren.

Provisie en goodwill

Provisie wordt gezien als het loon van de agent. Maar wanneer heeft de agent nu recht op deze provisie? Wordt provisie betaald bij de totstandkoming van de overeenkomst tussen principaal en afnemer of pas als de klant heeft betaald? Neem in de overeenkomst altijd duidelijk op wanneer de provisie betaald moet worden om misverstanden te voorkomen. Denk bij het opnemen van deze bepalingen ook aan om het recht van provisie uit te sluiten in bepaalde situaties; bijvoorbeeld bij orders die niet door de principaal zijn aanvaard of in situaties waarbij de principaal minder gebruik maakt van de diensten van de agent.

Een andere vorm van betaling is de goodwillvergoeding bij het einde van de overeenkomst. Deze vergoeding wordt berekend aan de hand van nieuw aangebrachte klanten door de agent. Hoewel veel kan worden uitgesloten in een agentuurovereenkomst zal een bepaling dat de agent geen aanspraak kan maken op een goodwillvergoeding geen werking hebben; een element van wettelijke bescherming van de handelsagent. Maar bij het aangaan van een nieuwe overeenkomst met de agent kan wel worden afgesproken dat de agent zal afzien van een in het verleden opgebouwde aanspraak op een goodwillvergoeding. Zorg ervoor dat er bij het aangaan van de overeenkomst duidelijk wordt vastgelegd wie de reeds bestaande klanten zijn van de principaal. Dit is van belang als de goodwillvergoeding berekend moet worden aan het einde van de overeenkomst; verschil tussen reeds bestaande en nieuwe klanten moet dan gemaakt kunnen worden.

Einde van de overeenkomst

Situaties kunnen zich voordoen waarin de principaal niet langer wenst samen te werken met de agent. Formuleer daarom objectieve en ernstige tekortkomingen, zogenaamde dringende redenen, die aanleiding geven tot onmiddellijke beëindiging. Neem ook altijd een opzegtermijn op in de overeenkomst. Indien geen opzegtermijn wordt opgenomen, zal de wet langere termijnen hanteren.

Bij het einde van een overeenkomst moet niet alleen gedacht worden aan redenen en termijnen, maar ook aan de ‘post-contractuele’ bedingen; zoals een non-concurrentiebeding en een geheimhoudingsclausule. Let wel op dat een agent niet langer dan twee jaar na het einde van de overeenkomst aan een concurrentiebeding gehouden mag worden.

Als laatst maar zeker niet het minst belangrijk; een rechts- en forumkeuze. Kies in dit geval altijd voor Nederlands recht en kies voor een bevoegde rechter bij de eigen vestigingsplaats. Bij het opstellen van een agentuurovereenkomst komen een hoop zaken aan bod die niet vergeten mogen worden. Neem daarom altijd contact op met een jurist bij het opstellen van deze toch wel complexe overeenkomst.