Recht op privacy in het UBO register
Met ingang van 10 januari 2020 worden de eigenaren van een vennootschap of andere juridische entiteit in een openbaar register geregistreerd: het UBO-register. Kan deze registratie zomaar? Hoe staat de registratie in verhouding tot de AVG?
De UBO: Ultimate Beneficial Owner
Per 10 januari 2020 is iedere vennootschap, stichting, coöperatie en vereniging verplicht om bij haar Kamer van Koophandel-registratie op te nemen wie haar Ultimate Beneficial Owner (hierna: UBO) is. De UBO is degene, die uiteindelijk de belanghebbende en/of de beleidsbepaler is binnen de organisatie. De definitie die wordt gehanteerd is conform het uitvoeringsbesluit Wwft. Bij een BV zijn het natuurlijke personen die meer dan 25% houden van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang in een bv of natuurlijke personen die op een andere manier eigenaar zijn of zeggenschap hebben (hierbij speelt het percentage van 25% geen rol). Een UBO bij een stichting, vereniging en coöperatie is een natuurlijke persoon die direct of indirect 25% van het eigendomsbelang houdt of die direct of indirect meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen bij besluiten over het wijzigen van de statuten.
In alle gevallen dient een UBO een natuurlijke persoon te zijn. Dus als een onderneming formeel door een andere onderneming bestuurd wordt (zoals het geval is in concernrelaties), dan dient het handelsregister te vermelden welke natuurlijke persoon leiding geeft aan de besturende onderneming. Van deze natuurlijke persoon zullen een aantal gegevens moeten worden opgenomen in het UBO-register zoals de naam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, adres en het Burgerservicenummer. Deze gegevens zijn aan te merken als persoonsgegevens en in sommige gevallen zelfs bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Het verwerken van dergelijke (bijzondere) persoonsgegevens is alleen mogelijk als er de AVG een grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens geeft.
De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de UBO-registratieplicht
Op grond van artikel 6 lid 1 sub c AVG mogen persoonsgegevens worden verwerkt voor zover er een rechtsgeldige (AVG) grondslag voor deze verwerking is. De AVG kent 6 grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens. Deze zijn kort weergegevens:
- De uitvoering van een contractuele verplichting
- De uitvoering van een wettelijke verplichting
- de bescherming van vitale belangen
- Gerechtvaardigd belang
- Algemeen belang
- Toestemming van de betrokkene
Zijn de persoonsgegevens van de UBO voldoende beschermd?
Bij de bescherming van de persoonsgegevens is duidelijk een onderscheid gemaakt welke persoonsgegevens alleen voor overheidsinstellingen beschikbaar zijn en welke persoonsgegevens openbaar kunnen worden gemaakt.
De persoonsgegevens die alleen de overheid ziet zijn het adres, de geboortedatum/ geboorteplaats/ geboorteland, en het Burgerservicenummer, dan wel het buitenlands fiscaal identificatienummer.
Enkele persoonsgegevens zoals de naam, nationaliteit, woonstaat en de geboortedatum zijn openbaar toegankelijk. Deze persoonsgegevens kunnen niet ten allen tijd door een ieder worden bekeken. Slechts degenen die daadwerkelijk betalen voor een uittreksel uit het UBO register krijgen toegang. Daarmee wordt de drempel om de persoonsgegevens op te vragen hoger en minimaliseert het de kans dat deze persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan waar het register voor bedoeld is.
Daarnaast is er voor de UBO een mogelijkheid om zijn persoonsgegevens af te schermen, wanneer de UBO wordt blootgesteld aan een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld, intimidatie, onevenredig risico of indien de UBO minderjarig of anderszins handelingsonbekwaam is.
Om deze aanvullende bescherming te genieten dient de UBO zelf in actie te komen en een verzoek in te dienen bij de Kamer van Koophandel voor deze bescherming. De UBO dient daarbij uiteraard aan te tonen dat zij aanspraak kan maken op aanvullende bescherming aangezien van een van de voorgenoemde situaties sprake is.
Denk er in het kader van de AVG aan dat:
- je deze verwerking opneemt in uw register van verwerkingen en periodiek controleert of deze verwerking van persoonsgegevens nog actueel is;
- je van de UBO geen toestemming hoeft te hebben om de UBO te registeren;
- als de UBO niet meer de status van UBO heeft (ook bijv. als de UBO minder dan 25% van de aandelen gaat houden), de verwerking van de persoonsgegevens direct dient te worden gestaakt. Immers, er is dan geen grondslag meer voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Voor al uw AVG vragen, kunt u contact opnemen met onze AVG specialist, Shyreen Panday op spanday@deraadgevers.nl /088-1331133.