Papieren documenten kunnen de prullenbak in

In het dagelijks leven is een computer of smartphone bijna niet meer weg te denken. Het gebruiken van papier lijkt haast overbodig en steeds meer bedrijven willen van hun papieren contracten af en gaan over op gescande documenten. Logisch, dit scheelt veel ruimte en zorgt voor meer overzicht. Maar kan dat wel zo gemakkelijk gedaan worden?

Digitaal document rechtsgeldig?

De wet schrijft geen harde regels voor over de digitale opslag van documenten. Of een digitaal document rechtsgeldig is, hangt met name af van de beoordeling van de rechter. Wel zijn er een aantal regels die de bewijskracht van verschillende soorten documenten net wat duidelijker maken.

Het papieren document

Ten eerste het ‘ouderwetse’ papieren document. Een document dat op papier ondertekend is, heeft een sterke juridische bewijspositie. De wet ziet inkt namelijk nog steeds als het meest betrouwbaar. Als een contract op papier staat en is ondertekend, geldt dit als dwingend bewijs van de juistheid van de inhoud van de gestelde afspraken.

De rechter neemt van een document met handgeschreven handtekening dus aan dat dit document rechtsgeldig is. Met een papieren contract zit je dus altijd goed.

Het gescande document

Daarnaast is er het gescande document, waarbij alles op papier is gezet en daarna is ingescand. Deze digitale documenten worden toch wel anders bekeken door de rechter.

Het probleem met gescande documenten is namelijk dat ze vrij makkelijk vervalst kunnen worden. Daarom wordt aan een gescand document geen dwingende bewijskracht toegekend, De rechter neemt dus niet direct aan dat wat in het gescande, digitale document staat klopt en rechtsgeldig is. De tegenpartij die ontkent, mag tegenbewijs leveren om aan te tonen dat de afspraken toch anders liggen.
Een gescand digitaal document heeft dan een zogenaamde vrije bewijskracht.

Dit betekent dat de rechter van geval tot geval bepaalt of dit digitale document als rechtsgeldig wordt gezien. Daarbij zal de rechter alle omstandigheden en ook het verhaal van de tegenpartij meewegen. Een veel minder voordelige bewijspositie dan de positie van het papieren document dus.

De elektronische handtekening

Nou lijkt dit allemaal best ouderwets. Heeft de regering hier dan totaal niet op ingespeeld? Ja zeker wel. Er bestaat namelijk de mogelijkheid van een elektronische handtekening. Een elektronische handtekening is een handtekening waarbij een gekwalificeerd certificaat is gebruikt. Zo’n certificaat is een digitaal bestand dat aan het oorspronkelijke digitale document is gekoppeld. Er zijn speciale certificatie dienstverleners die deze certificaten uitgeven. Een elektronische handtekening wordt door veel instanties, zoals de overheid, gebruikt. Het handige aan de elektronische handtekening is dat ze juridisch gezien dezelfde bewijspositie oplevert als een papieren handtekening. Met de elektronische handtekening verzeker je jezelf er dus van dat digitale documenten rechtsgeldig zijn.

Met gescande documenten loop je risico

Al met al zitten er dus toch nog wel wat haken en ogen aan het digitaal bewaren van documenten. Qua bewijspositie hangt het namelijk van de beoordeling van de rechter af of hij de gescande documenten als rechtsgeldig ziet. Je neemt dus een behoorlijk risico alle papieren versies van contracten te vervangen door gescande exemplaren.

Scannen is geen probleem, maar bewaar de originele papieren documenten wel. Zo weet je zeker dat je contracten en op schrift gestelde afspraken rechtsgeldig blijven.

Meer weten over (digitaal) contracteren? De Raadgevers geeft je graag advies en helpt bij het opstellen van waterdichte contracten.