De werkkostenregeling

Vanaf 2011 was er al de mogelijkheid om deel te nemen aan de werkkostenregeling (WKR), maar  vanaf 2015 is het verplicht dat alle werkgevers in Nederland deelnemen aan deze regeling. Wat houdt deze regeling in en in hoeverre moet u thans reeds acties ondernemen?

Het doel van de WKR

De WKR is in het leven geroepen om het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te vereenvoudigen. Vanaf 2015 zullen in beginsel alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers als loon worden beschouwd. Hierop zijn een aantal uitzonderingen/vrijstellingen:

• 1,2% van de fiscale loonsom is de vrije bestedingsruimte voor de werkgever.
  (Vrije invulling van de werkgever.)
• Werkplek gerelateerde vergoedingen of voorzieningen.
  (Zoals arbovoorzieningen, mobiele telefoon, de zakelijke OV jaarkaart, consumpties op het werk, pc’s etc..)
• Intermediaire kosten.
  (Kosten, die de werknemer maakt ten behoeve van de werkgever zoals het tanken van de bedrijfsauto, het voorschieten van de postzegels etc..)
• Kosten die belastingvrij vergoed worden.
  (Reiskosten tot max. € 0,19 per km. vergoedingen woon-werk, tijdelijke verblijfkosten, kosten van cursussen/vakliteratuur, studiekosten, verblijf in het buitenland ten behoeve van de werkgever, zakelijke verhuiskosten.)

Hoe werkt de WKR?

Vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, die buiten de vrijstellingen vallen (bijv. kerstpakketten, personeelsfeestjes en niet benoemde onkostenvergoedingen) en boven de 1,2% vrije bestedingsruimte uitschieten, dienen te worden belast met een eindheffingspercentage van 80%. Deze eindheffing dient na afloop van het jaar via de loonaangifte afgedragen te worden aan de belastingdienst.

Welke invloed kan de werkkostenregeling op uw arbeidsrelatie hebben?

Voor u als werkgever betekent de verplichtstelling van de werkkostenregeling dat u – ter voorkoming van de eindheffing van 80% –  ervoor dient te waken dat de vergoedingen aan uw werknemers niet boven de vrije bestedingsruimte uitschieten. Afhankelijk van de hoogte van de vergoedingen dient u te bepalen in hoeverre de vrije bestedingsruimte van 1,2% van de loonsom wordt verbruikt, welk deel nog gebruikt kan worden of welke regelingen u dient af te schaffen c.q. aan te passen. In een aantal gevallen zult u nieuwe afspraken met uw werknemers over de vergoedingen moeten maken.

Kunt u de arbeidsvoorwaarden tussentijds aanpassen?

Vaak zult u in de arbeidsovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding hebben opgenomen. Op basis van dit beding kunt u aanpassingen doorvoeren en dient de werknemer akkoord te gaan met redelijke voorstellen van de werkgever. Ook zonder eenzijdig wijzigingsbeding kunt u – onder voorwaarden – de arbeidsvoorwaarden wijzigen.

Instemming of advies OR?

Heeft u een Ondernemingsraad, dan dient u zich er bewust van te zijn dat u voor de invoering van de  WKR geen instemming of advies aan de OR hoeft aan te vragen.

De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) schrijft wel voor dat er instemming verzocht dient te worden voor de vaststelling, wijziging of intrekking van een belonings-of functiewaarderingssysteem.

Met andere woorden besluit u op basis van de WKR uw beloningsysteem te wijzigen, dan moet u eerst langs de OR.Het is dan ook zaak om dit jaar maatregelen te nemen om uw bedrijf WKR proof te maken.

Tips:

• Inventariseer uw vergoedingenstelsel.
• Bedenk en bespreek bestaande regelingen met uw werknemers.
• Bespreek in een vroeg stadium al overgangsregelingen.
• Betrek tijdig de OR.
• Pas uw arbeidsvoorwaarden aan voor 1 januari 2015.
• Bent u als DGA in loondienst van uw Holding B.V. en heeft u geen maandelijkse vergoedingen? Dan kan het interessant zijn om de Holding nog vanaf 2014 deel te laten nemen aan de WKR. U heeft dan de mogelijkheid om de vrije bestedingsruimte van 1,5% van het fiscale loon in december uit te laten betalen in de vorm van een onkostenvergoeding (dus belastingvrij).

U kunt een scan laten maken via De Raadgevers, zodat u snel inzicht krijgt of en waar u keuzes moet maken in kosten en eventuele aanpassingen in de arbeidsvoorwaarden of dat u juist ruimte overhoudt in de belastingvrije zone. Voor een dergelijke scan kunt u contact opnemen met De Raadgevers.

Indien u verder nog vragen heeft over de wijze waarop u de WKR dient in te voeren of over de aanpassing van de arbeidvoorwaarden als gevolg van de invoering van de WKR, mevrouw mr. drs. S. (Shyreen) Panday en drs. H. (Hilde) te Braak zijn u bij uw vragen graag van dienst. U kunt hen bereiken op 088-1331133 of u kunt een e-mail sturen naar service@deraadgevers.nl. Wij nemen spoedig contact met u op.