Zijn jouw algemene voorwaarden nog up-to-date?

Over vijf weken luiden we 2022 in! Voor de jaarwisseling worden nieuwe plannen gemaakt en worden zaken up-to-date gebracht. Veel consumenten nemen hun kosten onder de loep en bedrijven regelen hun contracten of maken deze  weer up-to-date.

Vooraf nog kort waarom je als bedrijf algemene voorwaarden zou moeten gebruiken. Je hebt dan in één keer een aantal voor jouw bedrijf geldende regels (bijv. over levering, betaling, verzuim en kosten) vastgelegd en je houdt uw contracten to-the-point. Soms zijn er ook branchevoorwaarden, die je mag gebruiken. Laat deze branchevoorwaarden controleren op bruikbaarheid voor jouw organisatie.

Waar moet je als ondernemer op letten bij het updaten van uw algemene voorwaarden voor 2022?

1. de leveringstermijnen
2. de betalingscondities
3. aansprakelijkheid
4. wetswijziging per 1 januari 2022 door implementatie van EU richtlijn 2019/771

1. De leveringstermijnen

Ondanks het feit dat velen nu gevaccineerd zijn, kun je in 2022 wederom geconfronteerd worden met nieuwe lockdowns in Nederland of in het buitenland. Ben je voor de levering van je producten afhankelijk van halffabricaten uit het buitenland en met name buiten de EU, maak dan goede afspraken over de leveringstermijnen. Zo kun je, als je geconfronteerd wordt met langere levertermijnen, op basis van je algemene voorwaarden de levertermijn aan jouw klant verschuiven zonder dat dit direct gevolgen heeft voor jou. Je kunt namelijk in algemene voorwaarden afspreken dat er geen sprake is van een fatale termijn en dat je altijd nog een redelijke termijn hebt nadat je door de klant schriftelijk in gebreke bent gesteld.

Hierbij geldt dat Corona inmiddels een onderdeel geworden is van ons leven en dat op het instellen van lockdowns niet als overmacht meer wordt gezien. Als ondernemer kun je dan ook bij  leveringsproblemen geen gerechtvaardigd beroep meer op overmacht doen.

 

2. De betalingscondities

Het is aan te raden om de betalingscondities zo te formuleren dat je niet teveel risico loopt mocht een opdracht onverwacht niet door gaan. Dek jezelf ook in door te werken met annuleringskosten als je al de nodige zaken hebt moeten regelen en de opdracht daarna weer wordt  ingetrokken.

Ben jij de leverancier van producten of diensten en krijg je te maken met prijsverhogingen? De beste optie is om in de algemene voorwaarden een clausule op te nemen dat deze kosten voor rekening komen van jouw klant. Immers wil je niet dat bij de hevige prijsfluctuaties van nu de kosten op jou als leverancier komen te drukken. Een andere optie is om af te spreken dat bij een onverwachte prijsstijging beide partijen voor een gedeelte opdraaien voor de kosten. Met name bij duurovereenkomsten[1] kan dit een goede optie zijn om een prettige samenwerking te waarborgen.

 

3. Aansprakelijkheid (of beter beperking daarvan)

Mocht er ondanks de goede clausules in jouw algemene voorwaarden je aansprakelijk worden gesteld, dan is het een geruststelling als de aansprakelijkheidsbeperking ook afgestemd is op de door jou afgesloten verzekering en de dekking daarvan.

 

4. Wetswijziging per 1 januari 2022 door EU-Richtlijn

De implementatie van Richtlijn (EU) 2019/771 in de wet zorgt voor strengere regels over:

• de bewijslast bij een conformiteitsgebrek van roerende zaken gaat van 6 maanden naar 1 jaar

Zo wordt de termijn van het bewijsvermoeden van art. 7:18 lid 2 BW verlengd van 6 maanden naar één jaar. Dit houdt in dat als je als consument een product koopt en er wordt een gebrek geconstateerd dat gedurende een jaar er een wettelijk vermoeden is dat het gebrek er al was op het moment van de aankoop. Daarmee wordt de bewijslast van de koper verlicht en is het aan de verkoper (het bedrijf) om aan te tonen dat er geen gebrek bij de koop aanwezig was.

• er worden eisen gesteld aan commerciële garanties

Bij consumenten dient in duidelijke en begrijpelijke taal de commerciële garanties te worden genoemd. Commerciële garanties genoemd in een reclame zijn bindend als de voorwaarden daarin genoemd gunstiger zijn dan de voorwaarden op het garantiebewijs, tenzij die reclame voor de sluiting van de overeenkomst werd gecorrigeerd.

Het is van belang als bedrijf de algemene voorwaarden aan deze nieuwe wetgeving te laten voldoen. Nu er onder andere een langere termijn gaat gelden bij de conformiteit van roerende zaken is het niet de bedoeling dat je in de algemene voorwaarden nog de oude termijn van 6 maanden hanteert. Deze wetswijziging is van dwingend recht. Dat houdt in dat de consument daar altijd een beroep op kan doen en dat de bepaling in de algemene voorwaarden, waar je dacht aan gebonden te zijn, niet geldt.

 

Overige aandachtspunten bij de algemene voorwaarden

• Voor grote opdrachten kun je afwijken van de door jou gebruikelijk gehanteerde algemene voorwaarden. Juridisch geldt dat hetgeen je bepaalt in de overeenkomst (order/bon) met de klant altijd voorrang heeft op de algemene voorwaarden.
• Heb je een webwinkel, dan gelden er specifieke bepalingen voor consumentenkoop zoals het herroepingsrecht.
• Let er ook op dat je algemene voorwaarden op een juiste wijze van toepassing verklaart. Het beste is om de eerste keer een set algemene voorwaarden mee te zenden en daar uitdrukkelijk voor te laten tekenen.
• Indien er sprake is van een overeenkomst die online wordt aangegaan, dan is het aan te raden de algemene voorwaarden in een pdf formaat door te zenden en klanten ook met deze voorwaarden te laten instemmen.

Voor de dagelijkse business is het verstandig om de algemene voorwaarden periodiek te updaten. Eind c.q. begin van een kalenderjaar is zo een moment dat zich daar goed voor leent.

Heb je al algemene voorwaarden, dan kun je die laten screenen door jouw accountjurist. Wil je algemene voorwaarden laten opmaken, neem dan tijdig contact daarover op met je accountjurist.