Meest gestelde vragen over thuiswerken

Afgelopen dinsdag is aangekondigd dat we met zijn allen toch weer meer moeten thuiswerken.
Het coronavirus heeft nog steeds een te grote impact.
Het afgelopen anderhalf jaar heeft een groot deel van de werknemers al vanuit huis gewerkt. Online vergaderingen bijwonen en werken vanaf de eigen keukentafel zijn het nieuwe normaal geworden. Het hybride werken, een combinatie van thuiswerken en op de werkvloer aanwezig is populair. Dat is niet verrassend, want er zijn een heel aantal voordelen aan verbonden, zowel voor de werkgever als de werknemer.

Het is van belang om als werkgever op de hoogte te zijn van de arbeidsrechtelijke regels die gepaard gaan met thuiswerken. Hieronder beantwoorden wij de vijf meest gestelde vragen over thuiswerken.

1. Heeft de werknemer recht op thuiswerken?

Nee, op grond van de huidige wetgeving heeft de werknemer (nog) geen recht op thuiswerken. Een werknemer kan hiertoe wel een verzoek doen op grond van de wet flexibel werken, maar een werkgever hoeft dit verzoek niet in te willigen. Wel moet de werkgever het verzoek tot thuiswerken serieus in behandeling nemen en bij afwijzing aan de werknemer schriftelijk de redenen hiervoor motiveren. Omgekeerd zal de werknemer serieus moeten ingaan op het verzoek van de werkgever om een hybride rooster op te stellen en bepaalde dagen wel of juist niet op kantoor te werken. Dit in het kader van goed werkgever en goed werknemerschap.

Sinds 27 januari 2021 is er wel een wetsvoorstel in de maak om de Wet Flexibel Werken uit te breiden zodat een werknemer ook regelmatig een verzoek tot thuiswerken mag indienen. Een werkgever mag een verzoek tot thuiswerken alleen nog afwijzen als er een zwaarwichtig bedrijfs- of dienstbelang aanwezig is.
Dit voorstel is echter nog in ontwikkeling en zal door het nieuwe kabinet verder worden behandeld.
Als het zover is stellen we jullie van alle ins en outs op de hoogte! Als ondernemer kun je hier ook alvast op voorsorteren.

2. Ben ik als werkgever verantwoordelijk voor een veilige thuiswerkplek?

Ja, ook als een werknemer thuiswerkt ben je verantwoordelijk voor een veilige werkplek en moet je je houden aan de Arbowetgeving. Dit betekent onder andere dat je moet waarborgen dat de werkplek van de werknemer ergonomisch verantwoord is ingericht. Waar nodig moet je daarvoor aan de werknemer aanvullende middelen verschaffen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• een goede bureaustoel
• een los toetsenbord
• een losse muis
• een beeldscherm
• voldoende verlichting.

Deze middelen moeten op een ergonomische manier worden ingesteld. Als je er zeker van wil zijn dat de thuiswerkplek van de werknemer Arbo-proof is, kun je deze op afstand laten controleren door een Arbo deskundige. Je kunt daarvoor de werknemers vragen foto’s of filmpjes te maken van de thuiswerkplek en deze dan doorsturen voor een Arbo controle.

3. Wat moet er in een thuiswerkovereenkomst staan?

Als een werknemer structureel een aantal dagen per week thuiswerkt, kan het verstandig zijn om een thuiswerkovereenkomst te sluiten. Dit is niet verplicht, maar het is soms handig om afspraken over de voorwaarden waaronder wordt thuisgewerkt schriftelijk vast te leggen. In een thuiswerkovereenkomst kunnen onder andere dingen worden geregeld over:

• de bereikbaarheid van de werknemer op thuiswerkdagen
• de duur van de thuiswerkperiode
• welke dagen er thuis wordt gewerkt
• ziekmelding op thuiswerkdagen
• hoe werkgever en werknemer de Arbowetgeving nakomen
• welke middelen werknemer hiertoe in bruikleen worden gegeven
• een eventuele thuiswerkvergoeding
• de mogelijkheid om de afspraken te herzien of opzegging van de regeling van de thuiswerkovereenkomst.

De Raadgevers kan ondersteunen bij het opstellen van een goede thuiswerkovereenkomst.

4. Mag ik mijn werknemer tijdens het thuiswerken monitoren?

Als er wordt thuisgewerkt, heeft een werkgever minder toezicht op de werknemer. Daarom heb je er wellicht behoefte aan om op een afstand  controle uit te oefenen, door bijvoorbeeld software te gebruiken die registreert wat werknemers op hun PC doen. Maar mag dit zo maar?

• Het monitoren van werknemers is niet altijd verboden. Of het is toegestaan hangt onder meer af van het middel dat u hiervoor wilt gebruiken, maar je moet je daarbij wel houden aan de geldende privacywetgeving in de AVG. Zo moet je goed kunnen beargumenteren waarom monitoring van jouw werknemers noodzakelijk is voor jouw bedrijfsbelang. Dus waarom dit doel niet op een minder ingrijpende manier bereikt kan worden én waarom het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan de inbreuk op de privacy van uw werknemers. Wat hierbij wel en niet mag, kan zeer sectorafhankelijk zijn.
  Het stiekem controleren van werknemers zonder dat zij hiervan op de hoogte zijn, mag normaliter niet. Daarvoor moet je nog aan een aantal extra strikte voorwaarden voldoen.
• Voordat u overgaat tot stelselmatige monitoring, moet je eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. Dit instrument is bedoeld om op voorhand de privacy risico’s van het monitoren in kaart te brengen en vervolgens maatregelen te kunnen nemen om die risico’s te verkleinen. Al met al zijn er dus veel dingen waar je rekening mee moet houden. Lees jezelf daarom goed in over de geldende privacyregels voordat je gaat monitoren. Je kunt hiervoor ook altijd een beroep doen op onze juridische expertise op privacy gebied.

5. Heeft de werknemer recht op een thuiswerkvergoeding?

Een thuiswerkvergoeding om de extra kosten die thuiswerken met zich meebrengt te dekken, is geen wettelijk recht van de werknemer. In sommige cao’s is echter een thuiswerkvergoeding afgesproken en je kunt als werkgever ook zelf besluiten om zo’n vergoeding te verstrekken. Op Prinsjesdag is bekend geworden dat bedrijven werknemers vanaf 2022 een thuiswerkvergoeding van 2 euro per dag kunnen geven zonder dat daar belasting over hoeft te worden betaald. Deze regeling is bedoeld om werkgevers te stimuleren zo’n thuiswerkvergoeding aan hun werknemers te betalen.
De combinatie van thuiswerk vergoeding en reiskostenvergoeding is mogelijk.
Let wel op: als een werknemer een thuiswerkvergoeding krijgt voor een thuiswerkdag, kan hij niet ook een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen voor woon-werkverkeer voor diezelfde dag. Zelfs niet als de werknemer bijvoorbeeld eerst thuis mails wegwerkt en dan naar kantoor voor een overleg gaat.