Maak uw bedrijf Brexit-proof!

Op 31 januari 2020 om 24.00 uur was het eindelijk zover: het Verenigd Koninkrijk treedt uit de Europese Unie. Het Verenigd Koninkrijk is momenteel Engeland, Wales, Schotland en Noord-Ierland. 

De Brexit raakt iedereen, maar voornamelijk ondernemers en hun bedrijven. In deze speciale ‘Brexit Memo’ staan we kort stil bij meerdere punten waar bedrijven op moeten letten bij het zaken doen met partijen uit het Verenigd Koninkrijk. We spitsen ons hierbij toe op de onderwerpen overeenkomsten in het algemeen, de AVG, intellectueel eigendomsrecht en arbeidskrachten uit of in het VK.
Voor elk van deze onderwerpen geven wij aan welke maatregelen u alvast kunt nemen om uw onderneming optimaal voor te bereiden op de Brexit.

We houden daarbij rekening met twee verschillende scenario’s: het scenario dat er op de valreep een akkoord wordt bereikt tussen Europa en het VK (de zogenaamde zachte exit) en het scenario dat er geen akkoord tot stand komt. Dan is er sprake van een no-deal of harde Brexit. 

Deal or no deal? 

Op 13 november 2018 bereikten de EU en het VK een voorlopig akkoord over de Brexit. Daarin werd een overgangsfase overeengekomen, die inhoudt dat sowieso tot 31 december 2020 alle Europese regels van toepassing blijven op het VK en haar inwoners. Met de verkiezing van B. Johnson zal in de loop van 2020 onderhandeld worden over een deal. Is er per 31 december 2020 geen deal dan is in beginsel een verlenging van de termijn met twee jaar mogelijk. Premier Johnson heeft aangegeven geen verlenging van de onderhandelingstermijn te willen. Komen de EU en het VK er niet uit per 31 december 2020 dan volgt een ‘harde’ Brexit.  

Overeenkomsten Brexit proof  

De Brexit zal grote gevolgen hebben voor bestaande of toekomstige overeenkomsten die zijn gesloten met een partij uit het Verenigd Koninkrijk. Denk daarbij aan gevolgen voor de territoriale werking, rechtskeuze, prijzen en tarieven, leveringstermijnen en valutarisico’s. Al deze aspecten moet u onder de loep nemen. Bestaande contracten zullen moeten worden aangescherpt om zo de consequenties van de Brexit op uw handelsrelatie te regelen. Dit kan door middel van een addendum op het bestaande contract. 

Tips 

• Beoordeel de territoriale werking van uw overeenkomsten (met name bij distributie-, agentuur- en non-concurrentieovereenkomsten). Met deze territoriale werking wordt aangegeven binnen welk gebied de activiteiten mogen worden ontplooid of binnen welk gebied men zich dient te onthouden van bepaalde activiteiten. Als de Europese Unie als territorium wordt omschreven in de overeenkomst, dan valt het VK daar niet meer onder. U moet apart vermelden of de VK na de Brexit (of na de overgangsperiode) nog wel of niet tot het territorium behoort.  
• Pas indien nodig de rechtskeuze aan. Een rechtskeuze voor het recht van het VK zal waarschijnlijk ook na de Brexit geldig zijn. De rechtskeuze valt namelijk onder partijautonomie en dus zijn partijen vrij om daar zelf afspraken over te maken. Omdat het niet duidelijk is of alle Europese regels van toepassing blijven of worden teruggedraaid na de Brexit, is het verstandig om een keuze te maken voor het Nederlandse recht of het recht van een andere Europese lidstaat. Dan bent u pas verzekerd van alle (vaak gunstige) Europese wetgeving.  
• Houd rekening met eventuele verhoging van prijzen en/of tarieven, door bijvoorbeeld veranderingen van het douane tarief, hogere vervoerskosten etc. U kunt de prijzen of tarieven alvast aanpassen of een voorbehoud maken om deze prijzen en/of tarieven vanwege de Brexit te wijzigen.   
• Neem in nieuwe contracten een clausule op die het mogelijk maakt om de het contract tussentijds te beëindigen of de afspraken aan te passen indien de (rechts)gevolgen van de overeenkomst wijzigen door de Brexit. Dit kan door een tussentijds wijzigingsbeding of een heronderhandelingsclausule.  
• Wees bedacht op langere tijden bij de douane door extra controles. Misschien dat u hierdoor niet meer kan voldoen aan de leveringstermijnen die volgen uit het contract. U kunt dit probleem ondervangen door een overmachtsclausule op te nemen die is gekoppeld aan de vertraging in de levering door de Brexit. 
• Aan de Brexit zijn ook valutarisico’s en dus wisselkoersschommelingen verbonden. Dit kan nadelig zijn als uw handelsverkeer in Britse ponden verloopt of wanneer u aandelen uit het VK heeft. Om u tegen deze valutarisico’s in te dekken, kunt u valutagerelateerde prijsaanpassingen doen in een contract door bijvoorbeeld een wisselkoersclausule op te nemen.  

AVG 

Sinds 25 mei 2018 is de – inmiddels veelbesproken – Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG (in het Engels GDPR: General Data Protection Regulation) van kracht. De AVG is rechtstreeks van toepassing op en binnen alle lidstaten van de Europese Unie, waaronder ook het Verenigd Koninkrijk.  Met de Brexit zal het VK niet meer gebonden zijn aan deze verordening.  

Deal 

Bij een akkoord is er (zeer waarschijnlijk) een overgangsperiode van twee jaar, waarbij alles het oude blijft. De AVG blijft in die periode ook van kracht. Na 31 december 2020 komt u in dezelfde situatie terecht als waarin er een no-deal zou zijn.  

No-deal 

Op het moment dat het VK uit de EU treedt, wordt het aangemerkt als een ‘derde land’. Opslag van persoonsgegevens in of het uitwisselen met een partij in het VK, bijvoorbeeld met een verwerker die in het VK zit, is dan in beginsel verboden. Ook het delen van persoonsgegevens met een moeder- of dochtermaatschappij in de VK is dan niet zonder meer toegestaan. Eventueel kan de Autoriteit Persoonsgegevens een adequaatheidsbesluit toekennen voor het VK indien in de VK een passend en vergelijkbaar beschermingsniveau voor persoonsgegevens wordt geboden, maar dit duurt minstens een jaar. Wellicht dat dit besluit nog kon worden genomen voor 31 december 2020 voordat er een harde Brexit is. 

In de volgende gevallen kunnen persoonsgegevens wel worden gedeeld met het VK: 

• Als er een procedure in de VK moet worden ingesteld of moet worden onderbouwd en deze persoonsgegevens daarvoor noodzakelijk zijn 
• Als het gaat om bescherming van vitale belangen, bijvoorbeeld een Nederlander die op vakantie in Londen een hartaanval krijgt en daarom persoonsgegevens moeten worden gedeeld 
• Als er een eigen register moet worden ingevuld, bijv. een Nederlander die een huis koopt, moet deze transactie inschrijven bij het Engelse kadaster 
• Als de betrokkene toestemming geeft; de toestemming moet dan wel specifiek en uitdrukkelijk zijn en de betrokkene moet in (eenvoudig) Nederlands worden gewezen op risico’s bij opslag van zijn persoonsgegevens in het VK.  

Tips 

• U kunt met verwerkers die in het VK zitten een specifieke verwerkersovereenkomst afsluiten met daarin extra waarborgen en extra auditmaatregelen.  
• U kunt op zoek gaan naar een andere locatie voor uw server of de server van uw verwerker.  
• Voor het delen van persoonsgegevens binnen een concern met één of meerdere onderneming(en) in het VK, kunnen er “Binding Corporate Rules” worden opgemaakt. Dit is een set van regels die afgesproken wordt tussen ondernemingen voor het intercompany delen van persoonsgegevens, waarbij er minimale privacywaarborgen gelden. Deze BCR moeten wel worden goedgekeurd door de toezichthouder in het land van de hoofdvestiging van het concern. Nadeel is dat dit ook geen directe oplossing biedt, omdat deze procedure vaak 1 tot 2 jaar duurt.  
• U kunt een EU modelcontract sluiten met een partij uit het VK. Deze ‘standard contractual clauses’ verplichten de partij in het VK ertoe om hetzelfde beschermingsniveau als dat van de AVG te hanteren. Nadeel hiervan is dat het lastig is om te controleren of die partij dat ook daadwerkelijk toepast.  

Intellectueel eigendomsrecht (merken en modellen)  

Deal 

De bescherming van bestaande intellectuele eigendomsrechten uit de EU zal in het VK gehandhaafd blijven. Al deze rechten zullen in het VK worden beschermd als zijnde nationale intellectuele eigendomsrechten. De conversie van het Europese intellectueel eigendomsrecht in een VK-recht zal automatisch gebeuren, zonder enige herziening of kosten. 

No deal 

Houders van Uniemerken die geregistreerd zijn vóór de Brexit krijgen een overeenkomstig VK-merkrecht. Ook houders van Gemeenschapsmodellen die zijn geregistreerd vóór 29 maart 2019 krijgen een vergelijkbaar VK-modelrecht.  

Reeds ingeschreven merken en modellen blijven dus beschermd in de EU en omgekeerd wordt in het VK direct eenzelfde Brits merk en -model ingeschreven. Bij een Brexit tijdens een lopende aanvraag tot het inschrijven van een merk of model heeft de aanvrager tot 29 december 2019 de tijd om een Brits merk of model aan te vragen.  

Arbeidskrachten uit of in het VK 

Deal 

Personen uit de EU en het VK kunnen blijven wonen, werken of studeren zoals ze nu doen met behoud van dezelfde inhoudelijke voorwaarden als onder het Europese recht. Daarbij profiteren ze van het verbod van discriminatie en het recht van gelijke behandeling. Ook na de overgangsperiode blijft het waarschijnlijk mogelijk om te werken in en vanuit het VK. Echter zullen bepaalde Europese regels niet meer gelden voor arbeidskrachten in het VK. Na 31 december 2020 komt u in dezelfde situatie terecht als waarin er een no-deal zou zijn.  

No-deal  

Nederland heeft aangegeven dat zij sowieso een overgangsperiode van 15 maanden na de Brexit instelt voor Britse burgers en hun familieleden die al in Nederland verblijven. Britten behouden tijdens deze periode hun rechten op verblijf, studie en werk in Nederland. Britten die langer dan 5 jaar in Nederland wonen, kunnen een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd verkrijgen onder dezelfde voorwaarden als EU-burgers.  

Tips 

• Britse werknemers moesten vóór 29 maart 2019 ingeschreven staan bij de Basisregistratie personen in de gemeente waar zij verblijven.  
• Indien u na de Brexit nieuwe Britse medewerkers in dienst wilt nemen, dan moet u een vergunning voor verblijf en arbeid of een tewerkstellingsvergunning aanvragen.  
• Denk ook aan de veranderingen met betrekking tot sociale verzekeringen, het toepasselijk arbeidsrecht en arbeidsvoorwaarden na de Brexit. Het Britse (arbeids)recht kan dan van toepassing zijn. Houdt hier ook rekening mee in uw detacheringsovereenkomsten.   

Overige tips 

• Bent u er niet zeker van of uw onderneming ook wordt geraakt door de Brexit? Doe dan de Brexit Impact Scan! Ook wordt hier een gericht advies gegeven, speciaal voor uw bedrijf.  
• ‘Hope for the best, prepare for the worst’. Aangezien nog steeds niet duidelijk is of er een akkoord wordt bereikt, is het verstandig om uit te gaan van het scenario van de harde Brexit en daarvoor maatregelen te treffen.   
• Controleer alle overeenkomsten die zijn gesloten met partijen uit het VK en pas deze indien nodig aan door een Brexit addendum.  
• Vraag een Brexit-voucher aan bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Deze voucher geeft een gedeeltelijke vergoeding voor extra juridisch advies over de Brexit.
  

Meer vragen of hulp nodig bij het Brexit proof maken van bestaande of nieuwe overeenkomsten? De juristen van De Raadgevers helpen u graag verder. Samen bereiden wij uw onderneming voor op de Brexit!  

mr. drs. Shyreen Sheoraj-Panday, mr. Judith van der Woude-Verstrijden