Referenties geven, waar moet u rekening mee houden?

Als werkgever vraag je je vast weleens af wat je nu wel, of juist niet in een referentie mag zeggen, zeker als je eigenlijk niet zo tevreden was over je ex-werknemer.

Principes

Bij het afgeven van referenties is het van belang dat je rekening houdt met een aantal principes. Deze zijn recentelijk uitgelegd in een uitspraak van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden.

• Je moet als voormalig werkgever ervoor waken dat je een correct en neutraal geformuleerd beeld geeft bij het verstrekken van referenties over je ex-werknemers. Dit geldt vooral bij het geven van negatieve referenties. Je kunt namelijk aansprakelijk gesteld worden door de ex-werknemer als hij zijn nieuwe baan niet krijgt (mede) doordat de door jou afgegeven referentie niet juist of onnodig negatief is.
  Voor onjuistheden in de referentie ben je overigens slechts aansprakelijk indien je wist of behoorde te weten dat de informatie niet klopte.
• Een sollicitant mag je uitdrukkelijk verzoeken om bepaalde negatieve informatie niet op te nemen. Aan een dergelijk expliciet verzoek moet je gehoor geven. Vraag is dan wel of je dan nog een referentie wil afgeven. Dat mag je weigeren als je vindt dat je daardoor geen correct en volledig beeld meer kan geven. De referentie moet een volledig beeld geven voor de (potentiële) nieuwe werkgever, je kan namelijk onzorgvuldig handelen en dus aansprakelijk zijn jegens de nieuwe werkgever indien je noodzakelijke informatie niet verstrekt.
• Denk eraan dat je niet op eigen initiatief of uitsluitend op verzoek van een potentiële werkgever een referentie verstrekt.
  Op grond van de AVG mag je geen privacygevoelige gegevens delen met een potentiële werkgever zonder toestemming van de werknemer.
  Geef je een referentie zonder toestemming, dan loop je het risico op een hoge boete vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens.
  Uitgangspunt is dat als de sollicitant jou als referent opgeeft bij een potentiële werkgever, hij daarmee toestemming geeft voor het verstrekken van informatie over zijn functioneren en zijn persoon.

Referentie of getuigschrift?

Tot slot ben je niet verplicht een referentie te geven.
Vraagt de werknemer je echter om een getuigschrift, dan bent je hiertoe wel verplicht.

In een getuigschrift moet je minimaal de duur van het dienstverband, de eind- en begindatum daarvan en de aard van de werkzaamheden vermelden.
Op uitdrukkelijk verzoek van de werknemer mag je ook vermelden op welke wijze aan de verplichtingen is voldaan, hoe de arbeidsovereenkomst geëindigd is en wat de reden voor de opzegging is geweest.

Het is aan te raden vooraf het getuigschrift met elkaar af te stemmen om onnodige discussie te voorkomen.

Tips

• Je bent niet verplicht een referentie te geven
• Verstrek geen onjuiste of incomplete referenties
• Verstrek referenties altijd mondeling in plaats van schriftelijk
• Zet zelf nooit de eerste stap naar de (potentiële) nieuwe werkgever
• Verstrek geen referenties zonder toestemming van ex-werknemer
• Controleer of werknemer toestemming heeft gegeven of neem rechtstreeks contact op

Dit artikel is geschreven door mw. mr. J. van der Woude, senior jurist arbeidsrecht en AVG-specialist.